Obwohl es im Prinzip nicht allzu kompliziert ist, schreckt so mancher doch vor der Erstellung seiner Reisekostenabrechnung zurück. Was gilt es zu beachten? Was fällt alles unter „Reisekosten“ und wo lauern Fallstricke? All das erfährt man in diesem Text, kompakt und übersichtlich. Damit die nächste Reisekostenabrechnung schnell von der Hand geht und man schon während der Reise keine relevanten Belege vergisst.
Wann fallen Reisekosten an?
Die Definition für vom Arbeitgeber zu erstattende Reisekosten lautet ganz einfach: Immer dann, wenn man aus beruflichen Gründen außerhalb seines Wohnorts bzw. seiner eigentlichen Arbeitsstätte tätig sein muss. Ebenso kommt es zu relevanten Reisekosten, wenn man ohnehin an ständig wechselnden Arbeitsorten zum Einsatz kommt. Hält man sich allerdings länger als drei Monate an einem anderen Arbeitsort als zuvor auf, so wird dieser zur standardmäßigen Arbeitsstätte.
Was zählt überhaupt zu den Reisekosten?
Auch hier gibt es eine einfache und verständliche Übersicht als Antwort auf die Frage, in welchen Bereichen überhaupt beim Arbeitgeber abrechenbare Reisekosten anfallen können.
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Wie berechnet man die Fahrtkosten?
Die Wahl des Verkehrsmittels für die zu bewältigende Strecke steht dem Arbeitnehmer in der Regel frei. Allerdings gibt es dabei große Unterschiede der Abrechnung je nach Verkehrsmittel.
Für einen Pkw kann man einen individuellen Kilometersatz bezogen auf die gefahrenen Jahreskilometer ermitteln und dann die Kosten entsprechend der für die Reisetätigkeit zurückgelegten Kilometer ansetzen. Alternativ gibt es den pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für Fahrten mit dem Auto, 0,20 Euro bei Fahrten mit allen motorisierten Zweirädern. Bei häufigen Fahrten ist unbedingt die Nutzung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert. Dies bedeutet zwar mehr Aufwand, aber in aller Regel auch deutlich höhere Erstattungsansprüche.
Bei der Nutzung aller anderen Verkehrsmittel wie Bus und Bahn etc. werden die tatsächlich angefallenen Fahrpreise per Quittung bzw. Ticket eingereicht und akzeptiert.
Die Übernachtungskosten
Hier zählen ebenso wie bei Fahrtickets die konkret geleisteten Zahlungen, welche man mittels Quittungen bzw. Rechnungen dokumentieren muss. Auch hier existiert zwar eine Pauschale, um zu großen Aufwand zu vermeiden. Diese beläuft sich allerdings auf lediglich 20 Euro pro Nacht, was man mit seinen tatsächlichen Übernachtungskosten leicht überschreiten dürfte.
Welcher Verpflegungsmehraufwand darf angerechnet werden?
Hält man sich nur zwischen acht und 24 Stunden auf Reisen auf, gilt eine Pauschale von 14 Euro pro auswärtigem Einsatz. Ist man mehr als 24 Stunden von seinem Wohnort abwesend steigt diese Pauschale auf 28 Euro pro Tag.
Welche Reisenebenkosten gibt es?
Hierunter fallen zahlreiche einzelne Posten, die im Zusammenhang mit einer Reise anfallen können. Häufig vorkommende Beispiele dafür sind:
- Parkgebühren
- Schließfachgebühren
- Taxikosten
- Kosten für Internetzugang
- Maut- oder Fährgebühren
Auch hier gilt, dass alle entsprechenden Belege aufbewahrt und bei der Reisekostenabrechnung eingereicht werden müssen. Am Ende des auswärtigen Einsatzes kann man seine Reisekostenabrechnung mit einer Aufstellung aller angefallener Kosten formlos bei seinem Arbeitgeber einreichen. Sie bedarf keiner Unterschrift und in vielen Fällen hält der Arbeitgeber auch schon ein entsprechendes Formular bereit. Es ist also recht schnell einsichtig, welche Informationen und Belege man für eine Reisekostenabrechnung benötigt.
