Zu den Kosten, die Unternehmer, Selbstständige oder Arbeitnehmer betrieblich oder beruflich aufwenden, gehören auch die Reisekosten.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten entstehen für Fahrten, die betrieblich oder beruflich veranlasst sind. Neben den Fahrtkosten zählen auch diese Aufwendungen zu den Reisekosten:
- Verpflegungsmehraufwand für Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Für die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten müssen die gesamten Aufwendungen in der Buchhaltung erfasst werden. Hierbei ist zu unterscheiden, ob die Reisekosten bei Selbstständigen, Unternehmern oder Arbeitnehmern anfallen.
Hinweis:
Da ich kein Steuerberater bin, handelt es sich bei diesem Artikel nur um meine persönliche Meinung. Es handelt sich nicht um eine Steuerberatung. Falls konkrete Fragen oder Probleme auftauchen, sollte man sich an einen Steuerberater wenden.
Steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
Für Unternehmer und Selbstständige stellen die Kosten einer betrieblich veranlassten Reise Betriebsausgaben dar. Diese mindern den steuerlich relevanten Gewinn seines Betriebs. Fährt ein Unternehmer mit dem Zug auf eine Geschäftsreise, gehört der Aufwand für die Fahrkarte zu den Reisekosten. Benutzt ein Selbstständiger einen Pkw, kann er die Entfernungspauschale von derzeit 0,30 Euro in Anspruch nehmen. Anders als bei den Werbungskosten eines Arbeitnehmers wird hier nicht nur die einfache Fahrt berücksichtigt.
Beispiel
Ein Unternehmer fährt zu einer dreitägigen Geschäftsreise von Hamburg nach München. Die Entfernung beträgt 750 Kilometer. Die Reisekosten ermitteln sich wie folgt:
1.500 Kilometer x 0,30 Euro = 450 Euro.
Weitere Reisekosten können Selbstständige für ihre Verpflegung oder die Übernachtung in einem Hotel ansetzen. Die in den Rechnungen enthaltenen Umsatzsteuerbeträge können vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer und Selbstständige als Vorsteuer von ihrer Umsatzsteuertraglast abziehen. Alternativ können Selbstständige und Unternehmer den Verpflegungsmehraufwand pauschal geltend machen. Umfasst die berufliche Reise mehr als acht Stunden, aber weniger als einen ganzen Tag, kann der Unternehmer pauschal 14 Euro für die Reise ansetzen.
Bei mehrtägigen Reisen werden für jeden vollen Tag (24 Stunden) 28 Euro steuerlich anerkannt. Für den Anreise- und den Abreisetag kann der Selbstständige jeweils 14 Euro steuerlich absetzen.
Beispiel
Ein Unternehmer fährt aus betrieblichen Gründen auf eine dreitägige Reise. Für den Anreise- und den Abreistag kann er jeweils 14 Euro geltend machen. Für den zweiten Tag erkennt das Finanzamt eine Pauschale von 28 Euro an. Insgesamt beträgt die Pauschale 56 Euro.
Steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses
Ein Arbeitnehmer kann die selbst übernommenen Reisekosten steuerlich absetzen. Hierzu deklariert er den Betrag, den er für die Reisen aufgewendet hat, in seiner Steuererklärung als Werbungskosten. Das Finanzamt erkennt den Werbungskostenabzug an, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Es handelt sich um eine vorrübergehende Auswärtstätigkeit.
Das Ziel der Reise befindet sich nicht an dem Wohnort des Arbeitnehmers. Es ist nicht mit seiner ersten Tätigkeitsstätte identisch.
Die Reise erfolgt aus beruflich veranlassten Gründen.
Der Kostenaufwand darf nicht von dem Arbeitgeber ersetzt werden.
Als Nachweis muss ein Arbeitnehmer alle geltend gemachten Kosten mit Hotelrechnungen oder Quittungen über die Fahrtkosten belegen.
Statt der tatsächlichen Kosten, können Arbeitnehmer für jede Reise auch die Pauschalbeträge zum Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Hierbei ist die Vorlage von Taxiquittungen und Hotelrechnungen nicht zwingend erforderlich.
Zusammenfassung
Reisekosten fallen an, wenn Selbstständige, Unternehmer oder Arbeitnehmer eine beruflich oder betrieblich veranlasste Reise antreten. Die Reisekosten stellen für einen Unternehmer oder einen Selbstständigen Betriebsausgaben dar. Die Reisekosten eines Arbeitnehmers werden als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung deklariert. Alternativ können auch hier die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Weitere nützliche Informationen findet man beispielsweise hier: Expensya.com
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